- Stammdatenverwaltung: Alle Stammdaten können in einer integrierten Stammdatenverwaltung erfasst werden. Die Stammdaten bestehen aus Gebäudedaten, Hauseigentümerdaten (nur bei Miethäusern), Objekten (Wohnungen, Büros, Lokale, Garagen o.ä.), Mietern, Wohnungseigentümern und Festsetzungen. Die Flächen und Anteile der Objekte sowie alle Daten von Mietern, Wohnungseigentümern und Festsetzungen werden historisch aufgezeichnet. Die Dateneingabe wird an vielen Stellen durch entsprechende Kopierfunktionen erleichtert.
Festsetzungen für die laufenden Zahlungen von Mietern und Wohnungseigentümern können aus beliebig vielen Kostenarten zusammengesetzt werden. Die Eingabe wird durch eine Berechnungsfunktion für Mieten auf Grund der Fläche des Mietobjektes und eines Quadratmeterpreises unterstützt.
Weiterhin werden hier die Daten von Handwerkern und Lieferanten erfasst. Diese Daten können optional zum Gebäude zugeordnet werden (auch mehrfach). Dadurch wissen Sie immer, welcher Handwerker oder Lieferant für welche Arbeiten in einem Gebäude zuständig ist.
- Auskunft für Stammdaten: Um Ihnen die Auskunft über Ihre Stammdaten (d.h. Gebäude, Objekte, Mieter, Wohnungseigentümer, Hauseigentümer und Festsetzungen) sowie die dazu gehörigen Buchungen zu erleichtern, bietet unser Hausverwaltungsprogramm zwei Auskunftsvarianten:
- Auskunft in Tabellenform: Sie geben verschiedene Suchkriterien (z.B. Adresse des Gebäudes, Wohnungsbezeichnung, Name des Mieters/Wohnungseigentümers usw.) in einem Suchfenster ein, das Programm zeigt Ihnen eine Liste der gefundenen Daten. In dieser Liste können Sie dann einen Eintrag auswählen und bearbeiten. Ebenso können Sie die in der Liste enthaltenen Daten ausdrucken. Aus den Detailfenstern für die jeweiligen Einträge können Sie auch die Bewegungsdaten (z.B. Buchungen) aufrufen.
- Auskunft in Baumform: Auch hier steht Ihnen eine Suchfunktion zur Verfügung. Die ausgewählten Daten werden dann aber in einer Baumstruktur ausgegeben (ähnlich wie im Windows-Explorer). Dabei werden Zweige für Miethäuser und Eigentumshäuser gebildet. Weiterhin werden unterhalb jedes Gebäudes die Objekte (Wohnungen, Büros, Lokale o.ä.) und bei Miethäusern auch die Eigentümer. Unterhalb der Objekte finden Sie die Mieter oder Wohnungseigentümer, bei jedem Mieter oder Wohnungseigentümer ist dann die Festsetzungen sehen. Sie können, alle Zweige öffnen und Schließen sowie den Eintrag zur Bearbeitung öffnen.
- Zuordnung von Dokumenten: Bei Gebäuden, Objekten (Wohnungen, Büros, Lokale usw.), Mietern, Wohnungseigentümern, Hauseigentümern, Angeboten sowie Handwerkern und Lieferanten besteht die Möglichkeit Dokumente zuzuordnen. Das heißt, dass Sie zu jedem Eintag beliebig viele Dokumente zuordnen können. Ein Dokument kann z.B. ein Microsoft-Word-Dokument oder einen Wohnungsplan enthalten. Im Hausverwaltungsprogramm können Sie dann das zugeordnete Dokument mit dem dafür definierten Programm (wie im Windows-Explorer) öffnen, das heißt anzeigen oder bearbeiten. Durch diese Funktion können Sie vor allem Verträge, Schriftverkehr aber auch Bilder und Pläne von Gebäuden und Wohnungen direkt beim jeweiligen Datensatz speichern und abrufen.
- Anbindung an Microsoft-Word: Für die Erstellung von Schreiben an Mieter, Wohnungseigentümer, Hauseigentümer oder Handwerker und Lieferanten werden die entsprechenden Daten an die Seriendruckschnittstelle von Microsoft-Word übergeben. Für die Verarbeitung in Microsoft-Word können dann verschiedene Formulare hinterlegt werden (einige Standardformulare werden mit dem Programm ausgeliefert). Microsoft-Word wird dann, nach Auswahl eines Formulars, direkt aus dem Hausverwaltungsprogramm gestartet. Diese Form der Anbindung ist auch für Sollliste, Zahlscheine, Formulare für Bankeinzüge, Mahnungen, Rechnungen, Abrechnungen für Hauseigentümer, Vermieter und Nebenkosten, Wirtschaftspläne und Angebote verfügbar. Sie müssen sich also bei allen diesen Auswertungen nicht auf eine vom Programm vorgegebene Liste beschränken, sondern können diese Auswertungen frei gestalten.
- Exportfunktion für Personendaten: Diese Exportfunktion dient der Übergabe von Personendaten aus dem Hausverwaltungsprogramm an Microsoft-Outlook (oder andere Programme, die das entsprechende Dateiformat verarbeiten können). Dabei werden die Daten von Hauseigentümern, Wohnungseigentümern, Mietern, Handwerkern und Lieferanten sowie Terminen in eine Textdatei exportiert, diese Textdatei kann dann in Microsoft-Outlook importiert werden.
- Assistenten für Einzug oder Auszug eines Mieters/Wohnungseigentümers sowie Anpassung einer Festsetzung: Damit steht Ihnen eine einfache Abwicklung für Aus– und Einzüge von Mietern oder Wohnungseigentümern sowie zur Erhöhungen oder Anpassungen von Festsetzungen zur Verfügung. Der Assistent führt Sie durch alle notwendigen Arbeitsschritte und somit wird nichts vergessen.
- Weitervermietungen (Sondereigentumsverwaltung): Um die Verwaltung weitervermieteter Objekte möglichst einfach zu gestalten, können Sie beim Wohnungseigentümer (oder auch Mieter) eintragen, an wen das Objekt weitervermietet wird. Bei der Nebenkostenabrechnung wird dann gleichzeitig mit der Einzelabrechnung für den Wohnungseigentümer (oder auch Mieter) eine weitere Einzelabrechnung für den Mieter, an den das Objekt vermietet wurde, erzeugt. Aufwände für Nebenkosten müssen nur einmal gebucht werden. Weiterhin kann eine Vermieterabrechnung erzeugt werden, in der für den jeweiligen Vermieter die Einnahmen und Aufwände für die Weitervermietung (inkl. Nebenkosten) gegenübergestellt werden.
- Bearbeitung freier Objekte: Um Sie bei der Neuvermietung oder dem Verkauf von freien Objekten (Wohnungen, Büros, Lokale oder ähnliches) zu unterstützen, können Sie alle Objekte, die zu einem bestimmten Zeitpunkt frei sind, auswählen. Weiterhin können Sie bestimmte Daten, die für die Vermarktung des Objektes notwendig und nicht im Hausverwaltungsprogramm enthalten sind (Beschreibungen, Preise, Bilder), ergänzen. Wenn ein Objekt einmal als freies Objekt gespeichert war, bleiben diese Daten erhalten, auch wenn das Objekt zwischenzeitlich vermietet oder verkauft wird. Die freien Objekte können als Liste ausgedruckt oder an Microsoft-Word zur Erstellung von Exposés übergeben werden. Weiterhin können Sie diese Angebotsdaten auch HTML-Seiten aufbereiten, um sie auf Ihrer Internet-Seite zu veröffentlichen.
- Integrierte Terminverwaltung: Die Terminverwaltung beinhaltet sowohl die Möglichkeit, Aufgaben und Termine manuell zu verwalten, als auch diese Einträge automatisch auf Grund der im Programm erfassten Daten zu erzeugen. Weiterhin können Sie die Aufgaben im Hausverwaltungsprogramm, die mit einem Termin verbunden sind, automatisch ausführen. Sie können die Terminverwaltung so konfigurieren, dass Sie nur an die Aufgaben erinnert werden, die Ihnen wichtig sind.
- Erhöhung der Miete auf Grund von Staffelmiete oder Index: Bei Erfassung von Mietern und Festsetzungen können Sie für bestimmte Festsetzungen angeben, ob Sie an einen Quadratmeterpreis (Staffelmiete, d.h. verschiedene Quadratmeterpreise zu verschiedenen Zeitpunkten) oder Index (z.B. Verbraucherpreisindex) gebunden sind. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf können Sie dann diese Mieten auf Grund der Vorgaben für mehrere (ausgewählte) Mieter anpassen.
- Neuberechnung der Nebenkostenvorauszahlungen: Die Nebenkostenvorauszahlungen können auf Grund von Nebenkostenabrechnungen, Wirtschaftsplänen oder vorgegebenen Aufwänden neu berechnet werden. Sie können die Nebenkostenvorauszahlungen auch aus der bisherigen Festsetzung übernehmen. In jedem Fall können Sie die Nebenkostenvorauszahlungen um einen prozentualen Zuschlag erhöhen und auf volle 5,00 oder volle 10,00 aufrunden. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf können Sie dann die Vorauszahlungen für mehrere (ausgewählte) Mieter oder Wohnungseigentümer erhöhen.
- Berechnung von Sonderumlagen: Neben den Festsetzungen für laufende Zahlungen können auch Sonderumlagen berechnet und automatisch zu Soll gestellt werden. Die Berechnung kann auf Grund eines Wirtschaftsplanes oder auf Grund vorgegebener Aufwände erfolgen. Die Aufwände werden auf die Mieter/Wohnungseigentümer des gewählten Gebäudes nach dem Umlageschlüssel der Kostenart aufgeteilt. Anschließend werden automatisch einmalige Sollstellungen für die anteiligen Zahlungen erzeugt.
- Sollstellung für laufende Einnahmen: Die Sollstellung erfolgt auf Grund der eingegeben Festsetzungen. Während der Sollstellung werden auch eine Sollliste und etwaige Überweisungsträger (Zahlscheine) erzeugt. Die Sollliste und Überweisungsträger (Zahlscheine) können in Microsoft-Word frei gestaltet werden. Eine bereits erfolgte Sollstellung kann durch die Stornierungsfunktion einfach korrigiert werden, für Überweisungsträger (Zahlscheine) und Sollliste besteht die Möglichkeit zum Nachdruck. Bei der Sollstellung wird eine etwaige Umsatzsteuer automatisch berücksichtigt.
- Automatische Bearbeitung von Bankeinzügen: Wenn manche Mieter oder Wohnungseigentümer die laufenden Zahlungen per Bankeinzug erledigen, können Sie diese Zahlungen automatisch durchführen. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf wird für jeden ausgewählten Mieter oder Wohnungseigentümer eine Zahlungsbuchung für den zum angegebenen Zeitpunkt offenen Betrag erzeugt. Weiterhin wird entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt. Dabei unterstützen wir das deutsche Format, das österreichische Format und das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Automatische Übernahme von Buchungen für Zahlungen der Mieter und Wohnungseigentümer, Aufwände und Zahlungen an Hauseigentümer aus CSV-Dateien (können in den meisten Online-Banking-Programmen und Internet-Banking-Programmen exportiert werden). Die Übernahme erfolgt dabei optional zuerst in eine Zwischentabelle, in der die Buchungen manuell nachbearbeitet werden können. Die Zuordnung der Buchungen zu Gebäuden, Objekten, Mietern/Wohnungseigentümern oder Hauseigentümern kann entweder auf Grund von Buchungsschlüsseln oder auf Grund von Gebäudebezeichnung, Objektbezeichnung und Name des Mieters/Wohnungseigentümers erfolgen. Die Buchungsschlüssel können vollautomatisch, halbautomatisch oder manuell verwaltet werden. Das Format der CSV-Datei kann frei definiert werden, für unterschiedliche Bankkonten können auch unterschiedliche Übernahme-Formate festgelegt werden. Dieses Format kann auch an Hand der zu importierenden CSV-Datei vom Programm automatisch ermittelt werden.
- Zahlungsüberwachung und Mahnwesen: Über die Rückstandskontrolle können Sie jederzeit sehen, welche Mieter oder Wohnungseigentümer eine Zahlungsdifferenz aufweisen. Um Differenzen zu überprüfen, können Sie jederzeit auf die Mieter- und Wohnungseigentümerkonten zugreifen. Etwaige Rückstände können Sie dann über das Mahnwesen anmahnen. Die Mahnungen können mit Microsoft-Word frei gestaltet werden, das Programm unterscheidet zwei Mahnstufen. Weiterhin können Sie etwaige Mahngebühren optional zu Soll stellen.
- Automatische Auszahlung von Guthaben: Wenn Mieter oder Wohnungseigentümer ein Guthaben aufweisen, können Sie diese Guthaben automatisch überweisen. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf wird für jeden ausgewählten Mieter oder Wohnungseigentümer eine Zahlungsbuchung für den zum angegebenen Zeitpunkt offenen Betrag erzeugt. Weiterhin wird entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt. Dabei unterstützen wir das deutsche Format, das österreichische Format und das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Rechnungserfassung : Diese Funktion dient der Erfassung von offenen Rechnungen, die Sie von Handwerkern oder Lieferanten erhalten. Eine Rechnung kann auf eine oder mehrer Aufwandsbuchungen verteilt werden. In einem entsprechenden Verarbeitungslauf können Sie dann alle offenen Rechnungen, optional nach Lieferant, Gebäude und Zeitraum eingeschränkt, zur Zahlung anweisen. Das bedeutet, dass die Rechnungen als bezahlt markiert werden und entweder eine Textschnittstelle für die Datenübergabe an Microsoft-Word oder eine Datei für den Datenaustausch mit der Bank erzeugt wird. Dabei unterstützen wir das deutsche Format, das österreichische Format und das SEPA-Format für den europaweiten Zahlungsverkehr.
- Erfassung laufender Rechnungen: Diese Funktion dient der Erfassung von laufenden Rechnungen, die Sie z.B. von Versorgern erhalten. Dabei geben Sie die gleichen Informationen, wie bei der Rechnungserfassung ein, zusätzlich wählen Sie noch ein Intervall, in dem diese Rechnung fällig wird aus (z.B. monatlich). Die Rechnung kann auf eine oder mehrer Aufwandsbuchungen verteilt werden. Durch eine automatische Sollstellung werden einzelne Rechnungen aus dieser laufenden Rechnung erzeugt, ebenso werden die entsprechenden Aufwandsbuchungen automatisch erzeugt. Die Einzelrechnungen können, wie manuell erfasste Rechnungen, für Auswertungen, Zahlungsverkehr und Abrechnungen weiterverarbeitet werden.
- Buchen: Alle Buchungen, die Sie manuell erfassen (einmalige Sollstellungen, Zahlungen der Mieter und Wohnungseigentümer, Aufwände und Zahlungen an Hauseigentümer) werden in einem universellen Buchungsprogramm eingegeben. Die Erfassung erfolgt mit Zugriff auf alle Stammdaten, Mitschreiben des Saldos zur Kontrolle, Anzeige der bereits erfaßten Buchungen und automatischer Vorbelegung des Zahlungsbetrages auf Grund offener Sollstellungen (bei Zahlungen von Mietern und Wohnungseigentümern).
- Buchungsauskunft: Die Auswahl kann nach verschiedenen Kriterien erfolgen, die gewünschten Buchungen werden in einer Übersicht angezeigt. Für jedes Gebäude erfolgt eine Summierung nach Art der Buchungen und Gegenüberstellung der Summenwerte (Soll – Ist, Einnahmen – Ausgaben). Der Ausdruck kann auch in Form einer Saldenliste (gruppiert nach Kostenarten) und in Form einer Summenliste (Summen je Kostenart) erfolgen.
- Aufbereitung der Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung: Die Aufbereitung der Daten für die Umsatzsteuervoranmeldung kann für frei wählbare Zeiträume durchgeführt werden, es werden die Umsätze und Umsatzsteuerbeträge (nach Steuersätzen gruppiert) sowie die Aufwände und Vorsteuerbeträge ausgegeben. Die Ausgabe kann sowohl aus dem Programm erfolgen (zur manuellen Übertragung auf das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung) als auch über Microsoft-Word (frei zu gestalten, zum automatischen Ausfüllen des Formulars zur Umsatzsteuervoranmeldung).
- Abrechnung gegenüber dem Hauseigentümer (nur bei Mietverwaltung): Die Hauseigentümerabrechnung kann für frei wählbare Zeiträume durchgeführt werden. In der Hauseigentümerabrechnung werden die Einnahmen (auf Grund der Sollstellung), alle Zahlungsrückstände und alle Aufwände gegenübergestellt. Das Abrechnungsergebnis wird auch auf die Anteile der einzelnen Hauseigentümer umgerechnet.
- Nebenkostenabrechnung: Die Nebenkostenabrechnung kann für frei wählbare Zeiträume gemacht werden. Die Aufteilung der Kosten ist nach Anzahl der Objekte, Anteil an der Fläche, frei definierbaren Anteilen, Anzahl der Personen, Zählerständen und Einzelaufwänden möglich. Etwaige Mieter- / Wohnungseigentümerwechsel sowie änderungen der Berechnungsgrundlagen (z.B. Flächen, Anteile, Personenzahl) im Abrechnungszeitraum werden automatisch berücksichtigt. Bei der zeitlichen Aufteilung können Sie auch über eigene Prozenttabellen die Anteile für einzelne Monate vorgeben (Abrechnung der Heizkosten in der Schweiz). Sie können für eine Kostenart auch mehrere Umlageschlüssel angeben (z.B. für Unterteilung in Grund- und Verbrauchskosten bei Heizkosten). Auch Leerstände werden automatisch berücksichtigt. Zusätzlich werden auch enthaltene Lohnkosten extra ausgewiesen.
- Erstellung von Wirtschaftsplänen: Wirtschaftspläne können für frei wählbare Zeiträume erstellt werden, für ein Gebäude können auch mehrere alternative Wirtschaftspläne erstellt werden. Als Vorschlagswerte dienen die Aufwände in einem, ebenfalls frei wählbaren, vorhergehenden Zeitraum. Auf Grund des Wirtschaftsplanes können künftig Vorauszahlungen neu berechnet werden.
- Beschlüsse: Erfassung von Beschlüssen in Wohnungseigentümergemeinschaften mit Abstimmung unter Berücksichtigung der jeweiligen Anteile. Optional gibt es auch eine Schnittstelle zu OwnARS für die digitale Abwicklung der Eigentümerversammlung.
- Liquiditätsplanung: Die Liquiditätsplanung erfolgt für einen beliebigen Zeitraum. Als Ausgangswert dient der aktuelle Saldo des Bankkontos. Unter Berücksichtigung von offenen Salden der Mieter und Wohnungseigentümer, offenen Rechnungen von Handwerkern und Lieferanten, zukünftigen Sollstellungen und Planzahlen auf Grund des Wirtschaftsplanes wird dann die voraussichtliche Liquiditätsentwicklung dargestellt.
- Berechnungen in verschiedenen Währungen: Betragseingaben erfolgen normalerweise in der Standardwährung des Programms (wird von Ihnen in den Voreinstellungen eingetragen). Sie können die Währung bei einer Betragseingabe auch abändern. Dabei steht Ihnen auch eine Umrechnungsfunktion zur Verfügung. In allen Auswertungen können Beträge in verschiedenen Währungen verarbeitet werden, bei der Übergabe von Daten an Microsoft-Word können die meisten Beträge in zwei Währungen übergeben werden.
- Schutz durch Benutzer/Passwort-Eingabe: Um Ihre Daten vor unberechtigten Zugriffen zu schützen, muss bei Programmstart ein Benutzername und ein Passwort eingegeben werden. Sie können die Rechte einzelner Benutzer einschränken (nur Auskunft, Auskunft und Vorgänge (z.B. Buchen, Sollstellungen durchführen, Mieterwechsel), Stammdatenänderung und Änderung von Programmeinstellungen).
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